Inca de la inceput dorim sa subliniem, importanta stabilirii unui buget de cheltuieli in cadrul asociatiilor de proprietari.
Izvorul si dreptul castigat cu privire la stabilirea unui buget de cheltuieli isi are radacinile in prevederile art. 53 lit. d) al Legii 196/2018 care prevede urmatoarele:
“Adunarea generală a proprietarilor membri ai asociației de proprietari are următoarele atribuții:
….
- d) adoptă și modifică bugetele de venituri și cheltuieli”
Avand in vedere prevederile legislative, Adunarea Generala a Asociatiei de Proprietari are atributiile legale pentru a adopta Bugetul anual de venituri si cheltuieli. Totodata, este singura autoritate legala a asociatiei care poate modifica ulterior in cursul anului (exercitiului financiar) prin rectificare bugetara anumitor componente ale bugetului, stabilite si adoptate anterior prin Hotarare in cadrul sedintei Adunarii Generale desfasurate conform legii 196/2018 in primul trimestru al anului.
Pentru modificarea ulterioara in cursul anului prin rectificare bugetara anumite componente ale bugetului, stabilite si adoptate anterior prin Hotarare in cadrul sedintei Adunarii Generale, este necesara convocarea statutara a unei noi Adunari Generale a Asociatiei, care sa aiba pe ordinea de zi modificarea clauzelor Bugetului de venituri și cheltuieli al Asociatiei de Proprietari. Doar in urma unei noi Hotarari a Adunarii Generale adoptata in acest sens se pot modifica clauzele componente ale Bugetului de venituri si cheltuieli al Asociatiei de Proprietari.
Noi, ALCOOR, consideram ca lipsa unui Buget de venituri si cheltuieli al Asociatiei de Proprietari, sau intocmirea gresita a acestuia, reprezinta o greseala financiara grava – si nu ne referim la gravitatea prin prisma sanctiunilor ce pot fi aplicate, ci prin raportare la incapacitate de plata la un anumit moment, un handicap privind posibilitatea realizarii unor lucrari urgente si multe altele.
Astfel, facand o paranteza, asociatia chiar daca nu este o forma de organizare menita sa generalizeze profituri, ca in cazul unei societati comerciale, sfatul general valabil este unul singur: Este foarte greu sa inveti pe banii tai si din greselile tale – de aceea ne-am propus sa va descriem aspectele de care sa tineti cont la intocmirea acestui buget.
In primul si in primul rand, astfel cum se indica in cuprinsul art..55 alin. 1 lit. e) din Legea 196/2018, comitetul executiv al asociatiei are obligatia de a intocmi proiectul de buget si pregateste desfasurarea adunarilor generale. Prin urmare, anterior adunarii generale, comitetul trebuie sa se intalneasca într-o sedinta de comitet in care sa stabileasca obiectivele urmarite in cadrul adunarii generale si sa intocmeasca proiectul de buget.
In opinia noastra, in lipsa unor oameni competenti si implicati, acest buget de cele mai multe ori, fie nu exista, fie nu este constituit intr-o forma realistica si pe baza unor analize efectuate cu privire la anii anterior de exercitiu financiar.
Mai jos, ne propunem sa exemplificam ce capitole ar trebui sa cuprinda Buegtul de venituri si cheltuieli al Asociatiei de Proprietari.
- Bugetul privind salarizarea – in cuprinsul acestui buget, pe baza informatiilor din anii de exercitiu financiar si adaptate la realitatea economica de la data intocmirii bugetului, se vor mentiona sumele ce urmeaza a fi repartizate catre salariatii Asociatiei, precum: salarizare om intretinere curatenie, remuneratie Presedinte Asociatie, salarizare fochist s.a.m.d., in functie de necesitatile fiecarei asociatie.
ATENTIE INSA: pentru acest buget trebuie acordata o atentie deosebita. In adoptarea lui trebuie sa se aiba in vedere atat partea neta pe care o va primi fiecare salariat, cat si impozitarea ce va fi redirectionata catre stat. Recomandarea noastra este ca intotdeauna cand se adopta un buget de salarizare, sa se prevada si un plafon maximal ce urmeaza a fi avut in vedere pentru inlocuirea persoanalului existent – stim cu totii ca oamenii si locurile de munca se schimba, iar cand intervene o astfel de schimbare, este posibil ca inlocuitorul sa solicite o oferta mai mare decat remuneratia avuta de persoana pe care urmeaza sa o inlocuiasca. Totodata, trebuie retinut faptul ca aceasta regula ar trebui aplicata cu privire la intregul buget.
- Serviciului de curatenie in cadrul Asociatiei de Proprietari – suntem constienti ca nu toate Asociatiile au un om angajat ce are ca si atributie mentinerea si realizarea curateniei. De cele mai multe ori, acest serviciu este externalizat. Astfel, consideram necesar stabilirea unui buget si cu privire la aceste cheltuieli.
- Serviciului de administrare in cadrul Asociatiei de Proprietari – si in acest caz, acest serviciu, in ultima perioada este externalizat. In orice caz, si aceste cheltuieli urmeaza sa le prindeti in bugetul privind cheltuielile.
- Fondului de Reparatii – noi consideram acest fond este esential in buna desfasurare a activitatii curente din cadrul unei Asociatii de Proprietari. Cu titlu de exemplu, si nu de putine ori s-au intamplat astfel de situatii, sa consideram ca apar avarii cu privire la instalatiile comune ale imobilului, sau cu privire la acoperisul acestuia – costuri considerabile. Astfel, in situatia inexistentei unui astfel de fond, alocarea de catre proprietari a unor sume de bani, poate fi anevoioasa, ingreunata de imposibilitatea unora de a achita intr-un termen foarte scurt anumite sume de bani importante. De asemenea, nu trebuie sa neglijam prejudiciile ce se pot majora pe zi ce trece, pana la interventia de reparatie.
Cu toate acestea, invederam faptul ca aceste fond este obligatoriu pentru toate asociatiile – art. 24 alin. 5 din Legea 196/2018 – bugetati acest fond in mod realistic si nu uitati sa mentionati modalitate de achitare a acestuia (numar de transe, lunile aferente transelor) – conditie valabila si pentru celelalte fonduri.
- Fondului pentru Cheltuieli Neprevazute – nu este o necesitate, dar poate fi util in desfasurarea activitatii – practice, ar trebui sa reprezinte anumite cheltuieli privind imbunatatirea conditiilor din condominiu aparute. Acesta va fi gestionat in functie si doar cu aprobarea Comitetului Executiv.
- Fondul de Premiere – da, stim, suna “comunist”. Nu toate Asociatiile tin cont de acest fond. In schimb noi, ne-am gandit sa il aducem in atentia dumneavoastra. Practic in acest fond ar trebui sa fie cuprinse, primele ce urmeaza Asociatia sa le acorde salariatiilor acesteia. Vorbim de prime de merit – pentru indeplinirea indatoririlor, prime cu ocazia aniversarilor, sau prime acordate cu ocazia anumitor sarbatori – acest fond nefiind obligatoriu, poate fi acordat de catre Asociatii, in functie de considerentele acestora.
Retineti insa ca, Bugetul de venituri si cheltuieli al unei Asociatiatii de Proprietari difera de la o asociatie la alta. Acesta trebuie adoptat pe baza necesitatilor si totodata, pe baza analizei efectuate de catre Comitetul Executiv.
In sectiunea documente utile va punem la dispozitie un model privind Bugetul de venituri si cheltuieli al Asociatiei de Proprietari, care bine-inteles poate fi modificat si adoptat de catre fiecare Asociatie, in functie de necesitati.