Ierarhia in cadrul asociatiei

• mai 31, 2022

ORGANELE ASOCIATIEI DE PROPRIETARI

 

          Ierarhia in cadrul asociatiei de proprietari sau altfel spus, cum functioneaza o asociatie de proprietari de la conducerea acesteia, la simplu locatar.

Pentru inceput pentru a ne familiariza cu functiile de conducere si executie din cadrul unei asociatii de locatari, trebuie lecturata legea 196/2018 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari si administrarea condominiilor.

Edificatoare sunt articolele 45-62 le legii anterior mentionate.

 

Conform reglementarilor in materie, organele asociației de proprietari sunt:

• adunarea generala;
• comitetul executiv;
• președintele;
• cenzorul sau comisia de cenzori.

 

Dupa cum lesne se poate observa, administratorul asociatiei de proprietari nu are putere decizionala si totodata, acesta nu reprezinta organ al asociatiei. In cele din urma, acesta este un “simplu angajat”, ce are atributii bine determinate de catre legea 196/2018 – vom discuta intr-un articol viitor si despre atributiile acestuia.

 

1. Adunarea generala

 

Astfel cum reiese din insasi denumirea acestui organ, adunarea generala este alcatuita din toti proprietarii membrii ai asociatiei.

Trebuie retinut faptul ca, nu orice proprietar are calitate de membrul al asociatiei de proprietari.

Calitatea de membru in cadrul asociatiei de proprietari se dobandeste fie la infiintare, prin manifestarea dreptului de asociere, fie ulterior prin manifestarea acestui interes prin simpla cerere adresata presedintelui.

 

Convocarea adunarii generale are loc cel putin odata pe an, in primul trimestru al anului.

Convocarea adunarii generale se convoaca:

• fie de catre presedintele acesteia;
• fie de catre minim 20% din membrii asociatiei de proprietari.

 

 

 

Modalitatea de convocare a acesteia se face obligatoriu prin urmatoarele proceduri:

• prin afisare la avizier si pe baza de tabel nominal convocator;
• in cazul membrilor ce nu au putut fi convocati prin intermediul tabelului nominal convocator, se va proceda la transmiterea unei instiintari (convocari) prin intermediul postei, prin scrisoare recomandata, cu continut declarant si confirmare de primire.
• Convocarea trebuie sa aiba loc cu cel putin 10 zile inainte de data stabilita, cu obligativitatea de a mentiona ordinea de zi a adunarii generale.

Foarte important de retinut, cu privire la termenul de 10 zile, il constituie faptul ca, indiferent ca, convocarea se face prin tabel nominal convocator, fie prin procedura postala, toti membrii trebuie sa aiba un termen de 10 zile de la data la care au luat la cunostinta si pana la data la care are loc efectiv adunarea generala.

Altfel spus, cu titlu de exemplu, in cazul in care se apeleaza la procedura de convocare prin intermediul scrisorii recomandate, trebuie luat in calcul un termen rezonabil de transmitere a acesteia, astfel incat, persoana ce urmeaza sa primeasca scrisoarea recomandata, sa aiba un termen de 10 zile de la data la care ridica scrisoarea de la posta, si nu de la data la care are loc expeditia.

In cadrul adunarii generale, membrii asociatiei de proprietari au obligatia de a adopta hotararii cu privire la buna desfasurare a activitatii asociatiei de proprietari.

 

1. Comitetul executiv

 

Comitetul executiv, reprezinta organul asociatiei de proprietari, ce are ca si responsabilitate, in principal, punerea in aplicare a hotararilor adunarii generale a asociatiei, prin emiterea de decizii.

 

De asemenea comitetul executiv are urmatoarele atributii:

• Convoaca adunarea generala a asociatiei cel putin o data pe an, si ori de cate ori este necesar;
• propune spre adoptare adunarii generale proiectul de regulament al condominiului, cu respectarea dispozitiilor prezentei legi;
• intocmeste proiectul bugetului de venituri si cheltuieli si pregateste desfasurarea adunarilor generale;
• stabileste conditiile privind folosirea, intretinerea, repararea, inlocuirea si modificarea partilor proprietatii comune, conform prevederilor legale;
• ia masuri pentru recalcularea cotelor-parti indivize rezultate in urma modificarii suprafetelor utile ale locuintelor sau spatiilor cu alta destinatie din condominiu;
• intocmește si propune adunarii generale planuri de masuri si activitati si urmareste realizarea lor;
• supravegheaza desfasurarea tuturor activitatilor din cadrul asociatiei de proprietari, inclusiv situația incassrilor si platilor lunare;
• stabileste programul de incasari al asociatiei de proprietari;
• isi asuma obligatii, in baza hotararii adunarii generale, in numele proprietarilor membri ai asociației de proprietari, in ceea ce priveste administrarea condominiului, luând toate masurile legale necesare;
• este consultat in legatura cu toate activitatile care implica asociatia de proprietari;
• asigura urmarirea comportarii in timp a constructiei, pe toata durata de existenta a acesteia;
• gestioneaza situatiile excepționale și de criză; o) urmărește recuperarea eventualelor creanțe ale asociației; p) gestionează, conform hotatarilor adunarii generale, derularea creditelor obtinute pentru consolidare, reabilitare termica, creșterea calitatii ambiental-arhitecturale a condominiului si alte lucrari;
• propune sistemul propriu de penalizari ale asociatiei de proprietari pentru restantele afișate pe lista de plata ce privesc cheltuielile asociatiei, in conformitate cu art. 77 si cu prevederile legale in vigoare;
• notifica institutiilor publice abilitate cazurile in care exista suspiciuni de incalcare a prevederilor legale in vigoare;
• tine evidenta si raspunde de pastrarea in bune conditii a arhivei documentelor financiarcontabile ale asociatiei de proprietari;
• propune adunarii generale cuantumul indemnizatiilor, precum si numarul și functiile personalului necesar a fi incadrat cu contract individual de munca sau contract de prestari servicii in cadrul asociatiei de proprietari pentru buna administrare, gestionare si functionare a condominiului, in limita bugetului de venituri si cheltuieli;
• exercita alte atributii legale, care i-au fost conferite prin hotararile adunarii generale.

 

 

Alcatuirea comitetului executiv:

• numar par de membri, minim 2, astfel incat, cu presedintele ales sa formeze un numar impar cu acestia;
• Durata mandatelor nu poate fi mai mare de 4 ani.

 

1. Presedintele asociatiei de proprietari

 

Presedintele asociatiei de proprietari, reprezinta candidatul, membrul al asociatiei de proprietari, care prin vointa sa si cu votul a cel putin jumatete plus unu din cadrul membrilor prezenti la adunarea generala a asociatiei de proprietari, este ales in aceasta functie.

 

 

 

Atributiile presedintelui asociatiei de proprietari:

– in baza mandatului acordat de adunarea generala reprezinta asociatia de proprietari in relațiile cu terții, inclusiv in actiunile in instanta;

– semneaza documentele asociatiei de proprietari;

– supravegheaza si urmareste corecta punere in aplicare a hotararilor adunarii generale, respectarea prevederilor statutului si acordului de asociere, precum si aplicarea deciziilor comitetului executiv;

– aduce la cunostința proprietarilor prevederile statutului si regulamentului condominiului;

– raspunde in scris la sesizarile si contestatiile scrise ale proprietarilor din condominiu in termen de maximum 10 zile de la primirea acestora;

– gestioneaza modul de indeplinire a obligatiilor ce revin asociatiei de proprietari in raport cu autoritatile publice; g) prezinta, spre verificare la solicitarea organelor abilitate, toate documentele asociatiei, oferind toate informațiile solicitate;

– poate propune, in scris, comitetului executiv sau adunarii generale, dupa caz, masuri impotriva celor care nu respecta regulamentul condominiului, hotararile si deciziile asociatiei de proprietari, conform prevederilor legale si statutare;

–  intocmește si actualizeaza cartea de imobil, in conformitate cu legislația in vigoare;

– pastreaza si asigura completarea la zi a cartii tehnice a constructiei, precum si a celorlalte documente privitoare la activitatea asociatiei de proprietari;

– intocmeste tabelul convocator si afisul pentru avizier pentru adunarile generale si asigura semnarea acestuia de catre proprietari;

– asigura informarea proprietarilor cu privire la ordinea de zi a adunarilor generale, cu 10 zile inainte de data stabilita pentru aceasta; m) afișeaza programul de incasari si datele de contact ale administratorului, ale membrilor comitetului executiv si ale membrilor comisiei de cenzori ori, dupa caz, ale cenzorului;

– afiseaza la avizier hotararile adunarii generale si ale sedințelor comitetului executiv in termen de maximum 7 zile de la data la care au avut loc acestea;

– in cazul modificarii cadrului legislativ privind asociatiile de proprietari, presedintele convoaca adunarea generala a asociatiei de proprietari pentru modificarea conforma a statutului asociatiei;

– informeaza proprietarii din condominiu cu privire la toate restrictiile referitoare la culoare, aspect, materiale si altele asemenea, stabilite prin regulamentul local de urbanism, conform informatiilor furnizate de autoritațile administratiei publice locale;

– conduce sedințele adunarilor generale si ale comitetului executiv;

– afișeaza la avizier lista contractelor asociatiei de proprietari cu furnizorii de utilitati publice, cu administratorul si cu personalul angajat sau contractual al asociatiei;

– afișeaza la avizier lista si datele de contact ale institutiilor cu atributii de inspectie și control la care pot fi sesizate eventualele nereguli legate de activitatea organelor de conducere ale asociatiei de proprietari, ale administratorului, respectiv ale membrilor asociatiei.

 

1. Cenzorul sau comisia de cenzori

 

Legea impune mai multe criterii pentru desemnarea cenzorului sau a comisiei de cenzori, fara de care, persoana/persoanele propuse spre a fi investite cu aceasta functie, nu pot primi mandatul.

Cenzorul/Comisia de cenzori sunt persoanele mandatate de asociația de proprietari saurmareasca aplicarea prevederilor legii 196/2018 de catre organele de conducere ale asociatiei de proprietari si sa verifice execuția bugetului de venituri si cheltuieli conform prevederilor legale in vigoare.

La cele mai multe asociatii de proprietari, intalnim o singura persoana mandatata pentru aceasta functie. Cu toate acestea, ceea ce multi nu cunosc, este faptul ca, se poate alcatui o comisie de cenzori, in numar impar, avand un colectiv de maxim 5 membri.

Intr-adevar, mentinerea unei comisii de cenzori poate fi de cele mai multe ori foarte costisitoare si nerentabila pentru asociatiile de proprietari mici.

Concluzia care o putem desprinde din cele anterior expuse, este ca in cadrul unei asociatii de proprietari, putem avea:

• Fie un singur cenzor;
• Fie o comisie de cenzori, care trebuie sa fie alcatuita din 3 sau 5 persoane.

 

Totodata, legea prevede ca cenzorul/comisia de cenzori poate fi reprezentata de persoane fizice sau de persoane juridice.

In ceea ce prevede mandatul de cenzor atribuit unei persoane fizice, legea 196/2018, prevede in mod expres faptul ca, persoana fizica ce urmeaza a fi mandatata ca cenzor in cadrul unei asociatii de proprietari trebuie sa aiba cel putin studii medii in domeniul economic sau in domeniul juridic.

Cat priveste persoana juridica, mandatata de catre asociatia de proprietari in ceea ce priveste functia de cenzor, aceasta trebuie sa aiba domeniul de activitate contabilitate, audit financiar sau consultanta in domeniul fiscal, conform legislatiei in vigoare.

Cenzorul/Comisia de cenzori a asociației de proprietari are, în principal, următoarele atribuții:

– urmareste aplicarea prevederilor legii 196/2018 de catre organele de conducere ale asociației de proprietari;

– verifica gestiunea financiar-contabila;

– verifica lunar executia bugetului de venituri si cheltuieli conform documentelor, registrelor și situației soldurilor elementelor de activ si pasiv intocmite de catre administrator;

– cel puțin o data pe an intocmeste si prezinta adunarii generale rapoarte asupra activitatii sale si asupra gestiunii asociatiei de proprietari, propunand masuri;

– executa controale inopinate, impreuna cu 2 membri ai comitetului executiv pentru verificarea contabilitatii si a activitatii de casierie, si consemneaza rezultatele controalelor in registrul unic de procese-verbale al asociației de proprietari;

– participa la adunarile generale ale asociatiei si ale comitetului executiv, asigurand legalitatea desfasurarii acestora.

 

Dupa cum se poate observa, fiecare fiecare functie detinuta in conducerea unei asociatii de proprietari vine cu responsabilitati si obligatii fata de membrii asociatiei, dar si fata de ceilalti locatari.

Astfel, noi, echipa ALCOOR, consideram ca fiecare functie este foarte importanta si trebuie atribuita unei persoane ce denota implicare si o buna intelegere a legislatiei aplicabile in materia asociatiilor de proprietari.